Asas-Asas Pengorganisasian Pekerjaan Kantor

Dalam pelaksanaan pekerjaan kantor dikenal 3 asas pengorganisasian pekerjaan kantor, ketiga asas itu adalah :

 

   Asas sentralisasi (pemusatan)

Dengan asas ini semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif (tugas utama).  Dalam  hal ini satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas utama dibebaskan dari beban pekerjaan kantor seperti mengetik, mengelola surat,
mengarsip dan lain-lain. Pekerjaan-pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh sebuah unit organisasi yang disebut kantor, tata usaha, sekretatiat dan sebutan-sebutan lainnya.  Jika organisasi tersebut sangat  besar sehingga banyak unit yang harus dilyani maka satuan pelayanan yang dibentuk bisa lebih dari 1 buah. Beberapa unit pelayanan yang dapat dibntuk antara lain : bagian surat menyurat, bagian penerimaan tamu, bagian penggandaan dokumen, bagian kearsipan, bagian perlengkapan kantor, bagian pelatihan dan pengembangan tenaga kerja,  dll.

Keuntungan asas sentralisasi :

a)   Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidangnya.

b)   Mesin-meisin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya.

c)    Keseragaman dapat dicapai

d)   Latihan-latihan pegawai kantor dapat ditingkatkan

e)   Biaya pekerjaan dantor dapat dihemat

f)     Adanya fleksibilitas dalam organisasi.

g)   Dapat dicegah duplikasi fungsi atau arsip

h)   Dapat dipekerjakan kaum spesialis yang cakap

i)      Mudah melakukan pengawasan

j)      Mudah meratakan beban kerja pekerjaan kantor

 

Kerugian asas sentralisasi :

  a)    Kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit dalam organisasi belum tentu dapat disediakan oleh unit tata usaha.

  b)   Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit.

  c)   Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi.

  d)   Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat.

  e)   Lambat dalam pelaksanaan tugas.

Asas desentralisasi (pemencaran).

 

Dengan asas ini  masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas induknya/utamanya juga melaksanakan pekerjaan ketatausahaanyang terdapat dalam satuan organisasinya sendiri. Jadi pekerjaan kantor terdapat pada seluruh bagian organisasi. Pada asas ini kepla bagian bertanggungjawab atas pekerjaan kantor yang dilaksanakan di unit kerjanya sendiri. Misalkan kepala bagian pemasaran hanya bertanggungjawab atas pekerjaan kantor yang terdapat pada bagian pemasaran saja.

Contoh penerapan asas ini misalnya unit pemasaran melaksanakan tugas utamanya untuk memasarkan produk perusahaan, namun diunit ini juga melaksanakan fungsi pekerjaan perkantoran misalnya membuat surat penawaran, mengrsip faktur penjualan, menggandakan brosur dan lain-lain.

Keuntungan asas desentralisasi :

   a) Pekerjaan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masing.

   b) Pekerjaan dapar dilakukan menurut urutan keoentingan yang bersangkutan.

   c) Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing unit dengan syarat-syarat tertentu.

   d) Cepat dalam memproses pekerjaan kantor.

kerugian asas desentralisasi

a)        pekerjaan akan terlalu bebas.

b)        Kurang terdapat harmonisasi dalam dalam organisasi.

c)         Kemungkinan terjadi pemalsuan arsip.

d)        Adanya pemborosan biaya

e)        Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja

f)          Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor.

3Asas campuran

Asas sentralisasi dan asas desentralisasi masing-masing memiliki kelebihan dan kekeurangn masing-masing. Sebuah Oragnisasi dalam melaksanakan pekerjaan kantor tidak mungkin dapat menerapkan salah satu asas tersebut secara kaku. Kedua asas merupakan bahan pertimbangan dalam melaksanakan pekerjaan kantor sehingga pengorganisasian pekerjaan dapat dilakkan secara tepat. Kadang kala sebuah pekerjaan memerlukan asas sentralisasi untuk pekerjaan tertentu namun kadang kala memerlukan asas desentralisasi untuk pekerjaan yang lain. Pengkobinasian kedua asas ini sangat membantu dalam mencapai hasil kerja yang maksimal.

 

Pada organisasi yang sudah besar dapat dibentuk unit organisasi ppusat untuk melayani semua unit organisasi dan pada tiap-tiap unit organisasi juga dibentuk unit pelayanan untuk melayani pekerjaan yang tidak tepat dilaksanakan oleh kantor pusat. Inilah yang disebut dengan asas campuran. Pada saat ini kebanyakan organisasi memilih menggunakan kedua asa ini sesuai dengan keperluannya. Sebagai contoh sebuah universitas memiliki kantor pelayanan ketatausahaan di tingkat pusat  untuk melayani semua fakultas, namun pada tiap-tiap fakultas juga terdapat kantor pelayanan tatausaha untuk melaksanakan fungsi pelayanan pada falultas tersebut.

Ada 2 tugas pokok  dari satuan tata usaha yang dibentuk dipusat organisasi yaitu :

1.    Melaksanakan aktivitas tertentu yang sebaiknya dilakukan di pusat dan memberikan pertimbangan-pertimbangan kepada segenap segenap satuan operatif dalam hal pembuatan fprmulir-formulir, pelaporan-pelaporan dan pekerjaan-pekerjaan kantor pada umumnya

Tugas ini dilakukan agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat ditempuh keseragaman baik dalam cara maupun hasilnya, dengan demikian akan diperoleh penghematan biaya dalam pengerjaan pekerjaan.

2.    Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan ketatausahaan yang tersebar di segenap satuan organisasi.

Tenaga-tenaga ahli administrasi perkantoran dari satuan pusat dapat mencurahkan perhatian untuk merencanakan, memutuskan, mengkoordinasikan, dan menyempurnakan segi-segi ketata usahaan yang tersebar di segeanap satuan dalam organisasi.

Kelebihan dan Kekurangan 4 Jenis Tata Ruang Kantor

Bentuk tata ruang kantor memang beraneka ragam jenisnya, semua bentuk tata ruang kantor tersebut dimaksudkan untuk menambah kenyamanan dalam melakukan aktivitas bekerja para pegawai. Berbagai bentuk tata ruang kantor memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Silahkan baca Tata Ruang Kantor yang Baik

Berikut ini kelebihan dan kekurangan tata ruang kantor pada suatu perusahaan.

1. Tata Ruang Kantor Berkamar (Cubical Type Office)
Tata ruang berkamar adalah tata ruang untuk bekerja yang dipisahkan menggunakan sekat/kamar-kamar. Sekat tersebut dapat terbuat dari kayu maupun tembok atau benda keras lainnya. Tata ruang berkamar juga sering disebut tata ruang tertutup. Keuntungan tata ruang bersekat atau berkamar ini antara lain adalah sebagai berikut:

1. Rahasia pekerjaan lebih terjamin, baik dari segi pembuatan dokumen, pembicaraan maupun aset lainnya yang disimpan seorang pegawai.
2. Pekerja menjadi lebih konsentrasi.
3. Meningkatkan kewibawaan pekerja karena bekerja di dalam suatu ruangan tersendiri.
4. Terasa lebih menghargai tamu.

Sedangkan kerugian tata ruang kantor bersekat adalah sebagai berikut:

1. Komunikasi antar pegawai menjadi terhambat karena ada sekat pemisah antara satu pegawai dengan pegawai lainnya.
2. Biaya yang dikeluarkan untuk membuat tata ruang berkamar lebih besar ketimbang membuat tata ruang kantor terbuka, karena perlu membuat sekat-sekat kamar setiap ruangannya.
3. Membutuhkan ruangan kantor yang lebih luas.
4. Penggunaan ruangan kurang fleksibel.

2. Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Office)

Tata ruang kantor terbuka merupakan pengaturan tata ruang kantor dengan menggunakan sebuah ruangan besar untuk bekerja yang ditempat beberapa orang pegawai. Tata ruang terbuka memungkinkan komunikasi antar pegawai menjadi lebih lancar, sehingga mendorong para pegawai lebih komunikatif dan kreatif.

Keuntungan tata ruang kantor terbuka adalah sebagai berikut:

1. Fleksibel dalam penggunaan seluruh ruangan serta tidak memerlukan biaya tinggi. 
2. Mudah melakukan komunikasi antar pegawai.
3. Pemeliharaan peralatan, pemeliharaan kebersihaan ruangan, penggunaan peralatan, menjadi lebih mudah, hal ini akan menghemat biaya perusahaan.
4. Menghemat penggunaan cahaya penerangan.
5. Biaya instalasi pertama lebih murah dibanding tata ruang berkamar.

Sedangkan kerugian tata ruang kantor terbuka adalah sebagai berikut:

1. Kegaduhan sering muncul disebabkan komunikasi yang sangat lancar dan intens.
2. Konsentrasi pegawai terkadang buyar melihat banyak orang hilir mudik.
3. Sulit merahasiakan pekerjaan penting dan bersifat rahasia.
4. Pemandangan kurang baik karena tumpukan dokumen para pegawai menjadi tidak rapi.
5. Kurang efektif diterapkan bagi pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi.

3. Tata Ruang Kantor Berpanorama (Landscape Office)

Tata ruang kantor berpanorama adalah tata ruang kantor yang dihiasi oleh taman, dekorasi, dan hiasan lainnya. Bentuk ruangan ini bertujuan agar tampilan kantor menjadi nyaman selayaknya diluar ruangan.

Keuntungan tata ruang kantor berpanorama adalah sebagai berikut:

1. Pegawai merasa nyaman dan betah bekerja di dalam ruangan.
2. Pemandangan kantor terlihat segar dan hijau.
3. Udara menjadi lebih segar, serta suplai oksigen semakin banyak.
4. Tidak membutuhkan pencahayaan tinggi karena desain ini juga menggunakan penerangan dari alam.
5. Produktivitas kerja meningkat, karena pekerjaan dilaksanakan dengan efisien.

Sedangkan kerugian tata ruang kantor berpanorama adalah sebagai berikut:

1. Biaya pembuatannya tinggi, karena selain membuat ruangan kantor juga membuat panorama, atau taman dan dekorasi lainnya.
2. Biaya perawatan menjadi lebih tinggi.
3. Membutuhkan tenaga ahli dalam perancangan tata ruang kantor.
4. Konsentrasi berkurang ketika terjadi sesuatu hal yang aneh diluar ruangan.

4. Tata Ruang Kantor Gabungan (Mixed Office)

Tata ruang kantor gabungan berarti gabungan antara ketiga bentuk tata ruang sebelumnya. Penggunaan tata ruang kantor ini perlu dipertimbangkan untuk meminimalkan kerugian dan memanfaatkan keuntungan dari ketiga tata ruang sebelumnya.

Pengertian & Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

A.    Pengertian Administrasi Perkantoran

Istilah Administrasi perkantoran dalan kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen kantor). Berikut ini beberapa pengertian manajemen kantor (office management) yang dikemukakan oleh beberap ahli, yaitu sebagai berikut :

1.      William Spriegel dan Ernest Davies

Menurut William Spriegel dan Ernest Davies, dalam bukunya yang berjudul Principles of Bussiness Organization and Operation, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pengudangan dan penjualan.

2.      George R. Terry

George R. Terry mengemukakan dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, manajamen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

3.      Arthur Granger

Menurut Arthur Granger, dalam bukunya yang berjudul National Office Management Association Report, manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.

4.      William Leffingwell dan Edwin Robinson

William Leffingwell dan Edwin Robinson dalam bukunya yang berjudul Textbook of Office Management, mengemukakan bahwa manajemen kantor sebagai suatu fungsi yang merupakan  cabang dari seni dan ilmu manajemen  yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimanapun pekerjaan itu dilakukan.

Sedangkan W.H. Evans dalam buku Administrasi Perkantoran Modern mendefenisikan administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi pengarahan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi.

Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian  kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

B.     Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran. Perhatikan pembahasan berikut :

1.      Kegiatan Kantor

Kegiatan kantor di setiap perusahaan antara satu dengan lainnya. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, akan semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengoganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini :

a.      Perencanaan Perkantoran (office planning)

Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor .

Perencanaan perkantoran, meliputi :

1)      Perencanaan gedung

2)      Tata ruang kantor

3)      Penerangan/cahaya

4)      Ventilasi

5)      Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6)      Anggaran (budgeting) perkantoran

7)      Standar kualitas kerja,

8)      Sistem informasi dan telekomunikasi

b.      Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)

Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi :

1)      Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi perusahaan.

2)      Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan

3)      Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan

c.       Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi :

1)      Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.

2)      Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan

3)      Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.

4)      Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi

5)      Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar.

6)      Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.

d.      Pengawasan Perkantoran (Office controlling)

Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target.

Obyek pengawasan perkantoran, meliputi :

1)      Penggunaan peralatan dan perabot kantor

2)      Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

3)      Kualitas pekerjaan kantor

4)      Pelayanan kantor

5)      Waktu

6)      Biaya perkantoran

2.      Sarana dan fasilitas Kerja Perkantoran

Sebagaimana telah diuraikan di atas, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan. Di mana didalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau dilakukan kegiatan-kegiatan manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya. Pengertian ini jika dikembangkan menjadi “perkantoran” akan mengandung arti “kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu lokasi kantor, gedung, peralatan, interior dan mesin-mesin kantor. Untuk lebih jelasnya, simak uraian berikut

a.      Lokasi Kantor

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, antara lain :

1)      Faktor keamanan

2)      Faktor lingkungan

3)      Faktor harga

b.      Gedung

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain :

1)      Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

2)      Gedung memiliki fasilitas yang memadai

3)      Harga gedung yang kompettif seimbang dengan biaya dan keuntungan

c.       Peralatan

Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai berikut

1)      Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi atau apapun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor.

2)      Perbekalan kantor (office suplies) seperti kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.

d.      Interior

Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor,  seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.

e.       Mesin-Mesin Kantor

Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal ini disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan interior.

Empat Asas Adm. Perkantoran

Sulit dibayangkan bila sebuah perusahaan yang besar dikelola tanpa manajemen yang baik. Anda bisa memprediksi apa yang akan terjadi: ketidakefektifan, kekacauan, dan bisa jadi ancaman pada kebrangkutan.

Bagi perusahaan yang sedang memulai bergerak, penataan sistem administrasi perkantoran penting untuk direncanakan dan disiapkan secara matang. Hal ini untuk mengantisipasi, bila perusahaan ini akan tumbuh berkembang. Sebab bila sejak dini sebuah perusahaan tertata rapi dan rajin mengevaluasi, maka kemungkinan akan dijauhkan dari kekacauan manajemen.


Sulit dibayangkan bila sebuah perusahaan yang besar dikelola tanpa manajemen yang baik. Anda bisa memprediksi apa yang akan terjadi: ketidakefektifan, kekacauan, dan bisa jadi ancaman pada kebrangkutan.

Bagi perusahaan yang sedang memulai bergerak, penataan sistem administrasi perkantoran penting untuk direncanakan dan disiapkan secara matang. Hal ini untuk mengantisipasi, bila perusahaan ini akan tumbuh berkembang. Sebab bila sejak dini sebuah perusahaan tertata rapi dan rajin mengevaluasi, maka kemungkinan akan dijauhkan dari kekacauan manajemen.

Berikut ini beberapa asas yang dapat dijadikan pedoman dalam menjalankan administrasi perkantoran.

1. Asas Perencanaan
Semua pekerjaan kantor harus direncakan terlebih dahulu untuk mencapai tujuan tertentu. Perencanaan juga berarti bahwa setiap prosedur harus diatur dan ditentukan sebelumnya. Agar perencanaan dapat berjalan dengan baik, sebainya ditetapkan semacam pedoman bagi tiap jenis pekerjaan.

2. Asas Penyederhanaan
Semua pekerjaan kantor harus diupayakan dapat dijalankan dengan cara sederhana dan semudah mungkin. Penyederhanaan juga berarti bahwa sedapat mungkin menghindarkan penggandaan arsip yang berlebihan dan segala macam tumpang tindih pekerjaan.

3. Asas Penghapusan
Semua pekerjaan yang tidak perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai harus dihapus atau dihilangkan. Misalnya, jika ada dua orang ditugaskan memelihara arsip, sedangkan jumlah arsip tidak banyak sehingga sebenarnya dapat diurus oleh satu petugas.

4. Asas Penggabungan
Semua pekerjaan yang memiliki persamaan atau berkaitan erat sebaiknya digabung atau didekatkan. Misalnya, pekerjaan menagih piutang dan pekerjaan mengirim surat dibebankan kepada satu petugas. Contoh lain, untuk pencetakan dari lima komputer cukup menggunakan satu buah printer.

Keempat asas administrator perkantoran di atas dikutip dari buku Administrasi Perkantoran untuk Manajer dan Staf. Buku ini ditulis Hendi Haryadi dan diterbitkan oleh Visimedia. Mari benahi administrasi perkantoran yang belum rapi.

UNSUR - UNSUR ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. PENGERTIAN
   
Unsur administrasi perkantoran adalah aktivitas terkecil dari kegiatan administrasi perkantoran yang mempunyai peran mewujudkan langkah pada proses administrasi perkantoran pada kegiatan penunjang pencapaian tujuan penyelesaian pekerjaan pokok organisasi kerja.

Unsur administrasi perkantoran bentuk fungsi manajemen perkantoran  dengan langkah - langkah kerja subtantif yang menunjang pekerjaan pokok organisasi kerja dengan memberikan layanan informasi/ keterangan dan pengelolaan sumber daya , serta penataan langkah - langkah  untuk mengefektifkan pencapaian tujuan pokok dari organisasi kerja.

Langkah - langkah yang terdapat pada unsur - unsur administrasi perkantoran merupakan bentuk layanan - layanan untuk mewujudkan langkah nyata membentuk aktivitas penyelesaian pekerjaan pokok satuan kerja/ organisasi kerja.

B. UNSUR - UNSUR ADMINISTRASI PERKANTORAN

Unsur - unsur administrasi perkantoran terdiri dari   :

1. Organisasi, merupakan tempat dan kerja sama langkah kerja dalam rangka mewujudkan tujuan penyelesaian pekerjaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Organisasi  sebagai tempat terdiri dari gedung perkantoran dan ruang kerja yang dilengkapi fasilitas - fasilitas untuk penyelesaian pekerjaan kantor. Fasilitas - fasilitas tersebut meliputi perabotan kantor, mesin kantor dan perlengkapan ruang kerja yang dapat menjamin efektifitas penyelesaian pekerjaan kantor. Sedang organisasi sebagai proses kerja sama secara dinamis sekelompok personil kantor dalam mengelola data / informasi  untuk memberikan layanan kepada pegawai yang lakukan penyelesaian pekerjaan pokok organisasi. Organisasi  sebagai tempat berarti memiliki pengertian statis dan organisasi sebagai proses kerja sama  berarti memiliki pengertian secara dinamis dengan ciri - ciri  : 1. terdapat sekelompok orang 2. memiliki tujuan dan 3. terdapat kerja sama yang teratur.
2. Menejemen atau tata laksana , yaitu bentuk rangkaian kegiatan penataan secara teratur  agar pelaksanaan kegiatan administrasi perkantoran dilaksanakan secara teratur dan terkendali agar mencapai tujuan penyelesaian pekerjaan kantor sesuai dengan yang telah ditetapkan secara efektif. Dalam manajemen memiliki aktivitas - aktivitas antara lain : 1. perencanaan/ planing ,2. pengorganisasian / organizing, 3. actuating/ penggerakan, 4. controlling/ pengawasan. Perencanaan merupakan langkah kegiatan menyusun tujuan yang hendak dicapai, prosedur operasi standar untuk pedoman kerja, merencanakan sumber daya dan sdm, dsb. Pengorganisasian merupakan langkah menghimpun sumber daya dan sdm, dan dana yang diperlukan untuk melaksanakan proses penyelesaian pekerjaan kantor. Actuating merupakan langkah mengerahkan sumber daya dan personil untuk melaksanakan beban pekerjaan administrasi untuk menunjang pekerjaan pokok. Dan pengawasan adalah tindakan yang dilakukan secara sengaja untuk melakukan pengendalian agar tidak terjadi kesalahan atau untuk menyelaraskan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, serta kegiatan ini dilakukan mulai dari perencanaa, pengorganisasian, dan actuating.
3. Kepegawaian/ Personalia, merupakan bentuk aktivitas yang selalu berhubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia yang diperlukan organisasi kerja yang meliputi : pengadaan pengawai, pengangkatan pegawai, pembinaan pegawai, penggajian dan pemberian kesejahteraan pegawai, serta pemberhentian pegawai.
4. Keuangan, merupakan kegiatan yang dilakukan terkait dengan pengelolaan anggaran untuk menunjang aktivitas penyelesaian pekerjaan kantor dan pokok organisasi kerja.
5. Perbekalan/ Perlengkapan, merupakan kegiatan yang mengelola segala kebutuhan perabotan kantor, mesin kantor, alat tulis kantor, dan perlengkapan ruang kerja untuk membantu mewujudkan tujuan penyelesaian pekerjaan pokok yang telah ditetapkan.
6. Ketatausahaan/ kesekretariatan/ Pekerjaan kantor, merupakan aktivitas pengolahan informasi yang diperlukan untuk membantu proses penyelesaian pekerjaan pokok organisasi seperti mail handling, kearsipan, penanganan telepon, penggandaan dokumen, distribusi dokumen.
7. Komunikasi/ Tata hubungang, yaitu kegiatan yang menyelenggarakan pendistribusian informasi pada proses penyelesaian pekerjaan pada organisasi kerja dalam rangka untuk terwujud intregritas/ kesatuan langkah pada penyelesaian pekerjaan kantor untuk menunjang penyelesaian pekerjaan pokok.
8. Hubungan masyarakat/ public relation, kegiatan yang menghubungkan kepentingan internal organisasi kerja dengan eksternal organisasi kerja yang ada kepentingan dengan organisasi kerja atau sebaliknya. Kegiatan yang dilakukan terkait pengadaan data internal untuk pihak luar organisasi yang berkepentingan internal organisasi dan pengadaan data eksternal organisasi untuk kepentingan internal. 

JENIS PEKERJAAN YANG DIKERJAKAN BERHUBUNGAN DENGAN DOKUMEN

MACAM-MACAM PEKERJAAN KANTOR

Ada dua pekerjaan kantor,yaitu :

1. Pekerjaan kantor yang bersifat ketatausahaan adalah pekerjaan kantor yang berhubungan langsung dengan tulis-menulis ,seperti :

·                     Pengurusan atau penanganan surat masuk dan surat keluar

·                     Penyimpanan surat (kearsipan)

·                     Pengetikan

·                     Pengurusan kepegawaian

·                     Penguruan keuangan

·                     Pengurusan perlengkapan

·                     Penggandaan

·                     Pembuatan laporan

Jenis-jenis Pekerjaan Kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:

A.Mengumpulkan / meghimpun ,

yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana diperlukan.

B.Mencatat,

yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai.

C.Mengolah,

yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam   bentuk yang lebih berguna.

D.Menggandakan,

yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.

E.Menyimpan,

yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis danaman.

F.Pengelompokan Pekerjaan Kantor  di atas,

merupakan tugas-tugas rutin dan bekesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa pekerjaan tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal,grafik, dan chard.

 

Pekerjaan Tulis-menulis.

 

Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja,prosedur kerja dan sistem kerja), dinyatakn secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bilamana diperlukan. Salah satu produk kantor tersebut adalah warkat yang setiap catatan tertulis maupun bergambar, sebagai bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual (hangat) dan reliable (nyata).Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta,besar maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun mengirirm surat yang jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit ruang lingkup usahanya. Namun semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar, agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan kepercayaan dari pihak luar / masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai hasilnya dapat menambah relasi / hubungan lebih luas.Dari uaraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis-menulis adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor

Di masyarakat luas pekerjaan kantor biasanya juga disebut sebagai tatausaha. Tata usaha dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Jadi, tatausaha menurut intinya adalah tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan:

1. Menghimpun : Merupakan kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersediannya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila mana diperlukan.

 
2. Mencatat : Merupakan kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berupa tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

 
3. Mengolah : Merupakan macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

 
4. Menggandakan : Merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

 
5. Mengirim : Merupakan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lainnya

 
6. Menyimpan : Merupakan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

 
Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, pekerjaan perkantoran dapat diperinci dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

 
1. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal.
2. Membuat rekening
3. Surat-menyurat, mendikte, mengetik
4. Menyimpan warkat
5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum terselesaikan.
6. Mengurus, membagi, dan mengirimkan surat pos
7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat
8. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh
9. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapus pekerjaan yang tidak perlu.
10. Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan.
(Gie, The Liang, 2007: Hal 14-16)
( Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern Edisi Keempat – Dengan Tamabahan. Yogyakarta: Liberty)

 

Macam-macam Pekerjaan Kantor

Pada dasarnya macam-macam ada dua macam pekerjaan kantor, yaitu :
Pekerjaan kantor yang bersifat ketatausahaan, yaitu pekerjaan kantor yang banyak berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis-menulis. Misalnya :
1) Pengurusan atau penanganan surat masuk dan surat keluar
2) Penyimpanan surat (kearsipan)
3) Pengetikan
4) Pengurusan kepegawaian
5) Penguruan keuangan
6) Pengurusan perlengkapan
7) Penggandaan

Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

 

Jenis-jenis pekerjaan kantor, antara lain :

1.      Menghimpun

Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan saat diperlukan.

Contoh : mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping dll.

2.      Mencatat

Merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan.

Contoh : membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.

3.      Mengolah

Merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna.

Contoh : membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan keuangan.

4.      Menggandakan

Merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

Contoh : memfotokopi surat, mencetak informasi, dll

5.      Mengirim

Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kapada pihak lain.

Contoh : mengirim e-mail, faksimili, surat

6.      Menyimpan

Yaitu kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Contoh : menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku di perpustakaan

7.      Melakuan Komunikasi

Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan.

Contoh : corespondence, telepon, teleconference, chatting

8.      Menghitung

Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka.

Contoh : menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan

Tata Cara Makan (Table Manner)

Tata Cara Makan (Table Manner) adalah aturan etiket yang digunakan saat makan dan juga mencakup penggunaan yang tepat dari peralatan. Budaya yang berbeda mengamati aturan yang berbeda untuk cara makan. Setiap keluarga atau kelompok menetapkan standar sendiri untuk bagaimana ketat aturan ini harus ditegakkan.

Ketika Anda melakukan perjalanan ke beberapa negara di dunia, Anda mungkin menemukan bahwa dalam beberapa kebudayaan, etiket makan sangat jauh berbeda dari Anda. Berikut adalah beberapa ulasan menganai Tata Cara Makan / Table Manner di beberapa negara. 

Etika Sopan Santun di Meja Makan

Jika mampu menunjukkan sopan santun di meja makan, sebenarnya secara tidak langsung menunjukkan kualitas pergaulan, intelektualitas dan etika pergaulan seseorang. Etika makan tidak dibentuk secara tiba-tiba. Kualitas etika makan harus dilakukan sejak usia anak dan remaja. Dengan kebiasaan sehari-hari dengan melakukan etika makan yang baik maka merupakan proses pembelajaran yang sangat baik. Bila etika makan dibentuk secara instan maka akan menghasilkan kualitas etika makan yang canggung dan tidak luwes. Bila seseorang diundang di sebuah restoran terkenal atau jamuan makan malam resmi dengan meja makan yang sudah di setting sedemikian rupa harus mengikuti aturan etika makan yang baik.

Aturan Dasar Etika Makan

Setiap negara memiliki aturan meja makan yang berbeda-beda. Namun, ada beberapa aturan dasar yang terdapat di setiap etika makan, yaitu :

1. Makan dengan mulut yang tertutup saat mengunyah makanan.
2. Berbicara dengan volume suara yang rendah.
3. Tutupi mulut saat batuk atau bersin.
4. Jangan menyandarkan punggung di sandaran kursi.
5. Jangan menimbulkan suara saat mengunyah makanan.
6. Jangan memainkan makanan dengan peralatan makan.
7. Jangan mengejek atau memberitahu seseorang bahwa dia memiliki etika makan yang buruk.
8. Jangan bersedekap di meja makan.
9. Selalu meminta ijin ke empunya acara saat akan meninggalkan meja makan.
10. Jangan menatap mata orang lain saat dia sedang makan.
11. Jangan berbicara di telepon di meja makan. Meminta ijinlah saat Anda benar benar harus menjawab telepon, dan meminta maaflah saat kembali.
12. Jangan menimbulkan suara saat memakan sup.
13. Letakkan garpu di sebelah kiri dan garpu disebelah kanan bersama-sama di arah jam 5 di atas piring dengan bagian pisau yang tajam menghadap ke dalam. Ini menandakan bahwa Anda telah selesai makan.
14. Lap yang disediakan di atas meja tidak boleh digunakan.
15. Jangan menghilangkan ingus dengan lap tangan. Lap yang disiapkan untuk Anda hanya untuk membersihkan mulut bila kotor.
16. Jangan mengambil makanan dari piring orang lain dan jangan memintanya juga.
17. Telan semua makanan yang ada di mulut sebelum minum.
18. Jangan menggunakan tangan saat mengambil makanan yang tersisa di dalam mulut, gunakan tusuk gigi.
19. Usahakan untuk mencicipi semua makanan yang disediakan.
20. Tawarkan ke orang di sebelah Anda saat Anda akan menuangkan minuman ke gelas Anda.
21. Sisakan makanan sedikit bila Anda tidak ingin atau tidak sanggup menghabiskan makanan.
22. Tunggu ada aba-aba untuk mulai memakan makanan yang dihidangkan.
23. Menambahkan bumbu setelah mencicipi makanan dianggap kasar dan menghina koki.
24. Kecuali di restoran, jangan minta untuk menyingkirkan sisa makanan Anda kecuali acara makan sudah selesai dan jangan pernah melakukan bila diundang ke acara formal.
25. Jangan lupakan satu hal yang umum. Jangan lupa untuk selalu mengatakan ‘tolong’ dan ‘terima kasih’ setiap kali Anda meminta bantuan.

Beberapa etika umum yang harus dilakukan adalah:

• Bila pelayan tidak memberikan Anda duduk, Duduk dan tariklah bangku dengan dua tangan.
• Bukalah serbet atau napkin dengan wajar taruh di pangkuan Anda.
• Jika sudah siap memesan menu, lihat daftar menu dengan wajar, jangan terlalu lama. Segera menunjuk menu yang Anda pilih. Setelah itu biasanya pelayan mempersilakan Anda mencicipi menu pembuka atau Appetizer.

Jamuan formal terdiri dari beberapa menu

• Hidangan Pembuka (Appetizer).
• Sebelum hidangan pembuka disajikan biasanya diatas meja disediakan roti sebagai panganan, Anda bisa makan roti ini dengan tangan. Hidangan pembuka biasanya juga terdiri dari dua macam, Hot Appetizer dan Cold Appetizer.
• Hot Appetizer biasanya Sup. Aduklah sup itu perlahan, jangan dipangku ditangan Anda, biarkan tetap diatas meja. Jangan sekali-kali meniup sup. Gunakan sendok sup yang sudah disediakan, biasanya lebih kecil.
• Cold Appetizer bisa berupa salad, ambil garpu di tangan kiri dan pisau di tangan kanan, sekali lagi pilihlah alat makan yang disediakan, biasanya lebih kecil dari alat makan hidangan utama. Janagn ragu-ragu mengelap mulut Anda bila ada sisa makanan disana. Jangan mengelap dengan satu tangan.

Hidangan Utama (Main Course)

Bila hidangan utama sudah tiba, jangan salah kalau Anda sedang diundang jamuan makan ala internasional, umumnya ada dua cara menyantap hidangan utama. Hidangan utama sering berupa daging, steik atau sea food. Bila menggunakan ala Amerika biasanya daging dipotong lebih dahulu baru disantap menggunakan sendok dengan tangan kanan. Cara Eropa lain lagi, biasanya langsung dipotong dengan pisau di tangan kanan lalau memakan dengan garpu di tangan kiri.

Hidangan Penutup (Dessert)

Puas menyantap hidangan utama, saatnya Anda menikmati hidangan penutup. Hidangan penutup umumnya berupa makanan atau minuman dingin, seperti cocktail, ice cream atau jus. Jangan makan hidangan penutup langsung setelah Anda menghabiskan makanan utama. Berilah waktu untuk perut Anda. Setelah dirasa cukup dan hidangan penutup sudah siap, amkaan Anda bisa menyantapnya. 

Bila hidangan penutup Anda berupa minuman yang ada hiasan diatasnya. Makanlah hiasannya atau sisihkan terlebih dahulu. Baru minum isinya.

A. Serbet

B. Piring utama

C. Mangkok sop dan tatakannya

D. Piring roti dan mentega dengan pisau roti

E. Gelas air

F. Anggur putih

G. Anggur merah

H. Garpu ikan

I. Garpu utama

J. Garpu salad

K. Pisau utama

L. Pisau ikan

M. Sendok sop

N. Sendok makanan pencuci mulut dan garpu kue

Perhatikan bahwa posisi garpu salad (J) disarankan untuk diletakkan disebelah kiri garpu utama (I). Bagaimanapun juga untuk jamuan resmi garpu utama digunakan sebelum garpu salad, karena itu sebaiknya para tamu menunggu hidangan utamanya sebelum mengambil salad.

Apa yang harus dilakukan? Kapan memulai makan?

Tidak seperti dengan nasehat orang tua, para pakar etiket malah menganjurkan untuk memulai makan tanpa harus selalu menunggu orang lain – mulailah makan saat makanan hangat disajikan. Untuk makanan dingin atau buffets, tunggulah hingga tuan rumah mempersilakan makan, dan tunggu pula hingga tamu utamanya mulai mengambil makanan.

Makanan yang dapat dipegang dengan tangan:

• Roti: break slices of bread, rolls and muffins in half or into small pieces by hand before buttering.
• Daging : jika potongan dagingnya tebal, makanlah dengan menggunakan pisau dan garpu. Jika garing, pecahkan dengan garpu dan makanlah dengan tangan.
• Makan dengan tangan: Ikuti pedoman tuan rumah. Jika makanan tersebut disajikan dalam piring, ambil dan letakkan pada piring Anda sebelum memakannya.
• Makanan yang biasanya langsung dimakan dengan tangan: jagung pada ikan tongkol, tulang iga, lobster, kepiting dan tiram dengan cangkang terbuka, sayap ayam dan tulang (untuk situasi tidak resmi), sandwiches, beberapa jenis buah tertentu, buah zaitun, seledri, roti dan kue kering.

Membuang makanan yang terselip dari mulut:

1. Serpihan buah zaitun: keluarkan dengan hati-hati ke telapak tangan sebelum membuangnya ke piring.
2. Tulang ayam: gunakan garpu untuk membuang ke piring.
3. Duri ikan: buanglah dengan jari.
4. Bagian yang lebih besar: tulang atau makanan yang tidak ingin anda makan keluarkan dengan hati-hati dan tersembunyi ke dalam serbet makan hingga tidak diketahui orang lain.

Tata Cara Untuk Minum :

1. MUG (gelas agak besar tanpa kaki) yang digunakan untuk minum kopi, teh atau minuman panas lainnya, biasanya digunakan pada acara tak resmi. Tatakan biasanya disertakan untuk meletakkan sendok kecil, bahkan kadang tidak disediakan sama sekali. Bila disertai tatakan/lepek, biasanya sendok diletakkan dengan posisi menghadap ke bawah atau di sisi piring mentega atau piring makan. Jangan lupa mengeluarkan sendok dari mug pada waktu akan minum.
2. Letakkan teh celup yang sudah dicelupkan ke dalam cangkir yang berisi air panas pada piring alas/tatakan cangkir.
3. Sebelum mereguk es teh manis, es kopi susu, atau jus, jangan lupa singkirkan sendok pengaduk yang berbentuk panjang. Letakkan di tatakan setelah selesai mengaduk minuman. Bila tak tersedia, jangan lupa memintanya.
4. Bila kopi atau teh tumpah, tanyakan apakah bisa mengganti tatakan. Bila tidak memungkinkan, gunakan serbet atau tisu untuk membersihkannya. Hal ini untuk menghidari tumpahan yang lebih banyak atau mengenai baju Anda.
5. Jika disuguhi minuman dengan gelas yang biasa digunakan untuk anggur merah, pegang kaki gelas. Untuk anggur putih, pegang badan gelas untuk menjaga kedinginan minuman tersebut. Bila di gelas minuman terdapat hiasan buah seperti stroberi, ceri, dan lainnya tapi Anda tidak ingin memakannya, boleh disingkirkan.
6. Sebaiknya jangan meniup minuman yang panas untuk mendinginkannya. Agar cepat dingin, Anda bisa mengaduk minuman secara perlahan atau tunggu sampai panasnya berkurang.