Format atau Bentuk Surat

Format atau Bentuk Surat merupakan salah satu unsur yang harus diperhatikan dalam menulis surat. Karena syarat untuk memenuhi ketentuan surat yang baik salah satu diantaranya adalah menggunakan format atau bentuk surat yang ada. Nah, melanjutkan artikel kemarin yang berkaitan dengan Surat, Zona Siswa pada kesempatan kali ini akan membahas Format atau Bentuk Surat. Semoga bermanfaat, Check this out!!!

Ada 5 Format atau Bentuk Surat yang biasanya kita pelajari di sekolah, ke lima format atau bentuk surat tersebutlah yang sering digunakan. Ingat, format dan bentuk surat di bawah ini digunakan untuk surat resmi saja. Untuk lebih memahami ke lima format atau bentuk surat di bawah ini, sobat harus tahu terlebih dahulu mengenai Bagian-bagian Surat yang sudah dijelaskan kemarin. Tanpa mengetahui bagian-bagian surat, memahami format atau bentuk surat di bawah ini akan terasa sulit.

Ke lima format atau bentuk surat tersebut adalah:

1. Full Block Style

Format surat full block style dianggap sebagai format surat paling formal dari format atau bentuk surat yang lain. Dalam surat yang berbentuk full block style setiap baris dalam surat tersebut menggunakan rata kiri. Walaupun tidak ada peraturan yang resmi tentang penggunaan format full block style tetapi format full block style biasanya digunakan dalam surat permintaan, pengumuman, persetujuaan, lamaran pekerjaan.

Perhatikan format full block style berikut:

 
 

2. Block Style

Format block style atau juga bisa disebut format surat simpel merupakan format surat yang susunannya hampir sama dengan full block style yaitu menggunakan rata kiri. Hanya penulisan tanggal, nama terang pengirim surat ditulis di sebelah kanan surat.

Perhatikan format block style berikut:

 

3. Semi Block Style

Format surat semi block style seperti pada format surat yang lain digunakan untuk surat resmi yang kedudukannya kurang formal jika dibandingkan dengan full block style. Berbeda dengan full block styel dan block style, setiap paragraf isi pada surat berformat semi blok style menjorok ke dalam.

Perhatikan format semi block style berikut:

4. Intended Style

Format atau bentuk surat intended style ini hampir sama dengan block style, satu yang membedakan adalah penulisan alamat dalam yang menyerupai tangga.

Perhatikan format intended style berikut:

5. Hanging Style

Sedangkan format atau bentuk surat hanging style membedakan diri dengan block style dengan menuliskan alenia pertama pada setiap paragraf di isi surat tidak menjorok ke dalam sedangkan alenia selanjutnya pada menjorok ke dalam.

Perhatikan format hanging style berikut:

Pahami ke lima format atau bentuk surat di atas, pelajari perbedaan di setiap format-format tersebut. Buatlah contoh surat menggunakan ke lima format atau bentuk surat tersebut akan membantu sobat untuk memahami lebih dalam mengenai format atau bentuk-bentuk surat.

Semoga artikel tentang Format atau Bentuk Surat tersebut di atas bisa berguna bagi sobat sekalian. Dan jika sobat menemukan kesalahan baik dari segi penulisan maupun penjelasan, mohon kritik dan saran yang membangun untuk kemajuan bersama. Mari Belajar Bersama!!! Terima kasih ^^

TYPING MASTER PRO (Mengetik 10 Jari)

1.   Pengertian.

 Typing Mater Pro adalah sebuah software yang dapat melatih kecepatan mengetik kita. Dengan software ini, kita dapat menjadi seorang typing yang handal. Typing Master ini dapat membantu Kita yang ingin belajar mengetik sepuluh jari tanpa melihat tombol keyboard. Selain itu, software/aplikasi ini juga dilengkapi dengan berbagai macam permainan untuk meningkatkan kecepatan mengetik Kita di setiap sesi pelajaran. Selain itu kita dapat melatih kemampuan mengetik kita dengan teks yang telah disediakan serta dapat melihat hasil kemampuan mengetik kita kemudian mencetaknya, sehingga Kita memiliki Ijazah mengetik sendiri dari kecepatan, keakuratan, dan durasi waktu yang digunakan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengetik 10 jari seperti :

1.      Konsentrasi

2.      Kuasai Bahasa Inggris

3.      Santai, jangan terburu-buru

4.      Pelajari setiap hari 

Mengetik 10 jari dikenal juga dengan touch typing. Artinya, Kita mengetik menggunakan 10 jari tanpa melihat papan keyboard.Teknik ini pertama kali dikenalkan oleh seorang pengajar mengetik yang bernama Frank Edward McGurrin. McGurrin mulai dikenal publik setelah berhasil meraih juara pengetikan. Lomba mengetik tersebut diadakan pada tahun 1888 di Ohio, Amerika Serikat. Setelah langkah pertama praktek mengetik adalah mengerti posisi awal (finger positions atau home row), sekarang kita bahas teknik menghafal tombol dan jari. Perhatikan susunan tombol untuk mengetik pada gambar di bawah ini. Cobalah mulai menghafalkannya. 

Buka kedua tangan Kita lalu lihat setiap jari satu per satu dimulai dari kelingking kiri. Sambil melihat jari, ucapkan huruf (karakter) pada jari tersebut. 

Lakukan selama minimal 5 menit. Contoh: Lihat jari mulai dari kelingking kiri. Ucapkan huruf: Q A Z. Lanjutkan dengan jari keempat kiri. Ucapkan W S X. Demikian seterusnya. Lakukan pada jari di tangan kiri dan tangan kanan selama 5 menit. Kita dapat melihat gambar di bawah ini sebagai bantuan. 

Mungkin sebagian besar orang menganggap kemampuan mengetik 10 jari adalah hal yang sepele, padahal kemampuan mengetik adalah hal yang utama. Apalagi jika aktivitas sehari-hari kita berhubungan dengan pengetikan misalnya seperti Skripsi, Pembuatan laporan, Surat atau Email, Pemrograman, dan Artikel (khususnya buat teman-teman yang punya blogseperti saya). Sangat disayangkan jika teman-teman yang sering menggunakan komputer tetapi masih memiliki kemampuan mengetik yang pas-pasan.

Cara Mengetik 10 Jari Pada Komputer

Sosmiadi.com - Cara Mengetik 10 jari menggunakan keyboard qwerty sambil melihat satu persatu huruf yang akan diketik memang sangat melelahkan, sampai-sampai kita saja bisa malas buat mengetik seperti itu terus. Untuk mengatasi hal yang melelahkan ini sebaiknya Anda belajar bagaimana cara mengetik 10 jari. Sebetulnya berlatih mengetik 10 jari itu tidak sulit, kita hanya membutuhkan caranya dan berlatih mengetik sesering mungkin. Saya dulu cara mengetiknya masih satu persatu alias 3 jari, tapi berkat latihan teknik mengetik 10 jari menggunakan mesin ketik manual, jadi kebiasaan sampai sekarang walau sekarang kita sudah beralih ke papan ketik elektronik seperti komputer, yang penting bagaimana Anda tau teknik cara mengetik 10 jari, seperti bagaimana posis letak jari-jari tangan Anda.

Oke untuk awalnya anda harus tau posisi awal jari ditempatkan. Berikut posisi awal jari ditempatkan :

Berikut ini urutan posisi penempatan jari:

Tangan Kiri

Jari Kelingking :
Baris Pertama = ‘ dan 1
Baris Kedua = Tab dan Q
Baris Ketiga = Capslock dan A
Baris Keempat = Shift kiri dan Z
Baris Kelima = Ctrl dan Windows

Jari Manis :
Baris Pertama = 2
Baris Kedua = W
Baris Ketiga = S
Baris Keempat = X

Jari Tengah :
Baris Pertama = 3
Baris Kedua = E
Baris Ketiga = D
Baris Keempat = C

Jari Telunjuk :
Baris Pertama = 4 dan 5
Baris Kedua = R dan T
Baris Ketiga = F dan G
Baris Keempat = V dan B

Ibu Jari :
Baris Kelima = Alt kiri dan Spasi

Tangan kanan

Ibu Jari :
Baris Kelima = Alt kanan dan Spasi

Jari Telunjuk :
Baris Pertama = 6 dan 7
Baris Kedua = Y dan U
Baris Ketiga = H dan J
Baris Keempat = N dan M

Jari Tengah :
Baris Pertama = 8
Baris Kedua = I
Baris Ketiga = K
Baris Keempat = ,

Jari Manis :
Baris Pertama = 9
Baris Kedua = O
Baris Ketiga = L
Baris Keempat = .

Jari Kelingking :
Baris Pertama = 0, -, = dan BackSpace
Baris Kedua = P, [ dan ]
Baris Ketiga = , ;, ‘ dan Enter
Baris Keempat = / dan shift kanan.

Fungsi Jempol kiri dan kanan adalah untuk space bar

Untuk melatih jari adalah dengan belajar mengetik huruf secara kontinue dengan jari sesuai dengan fungsinya contoh :
Dengan membiasakan jari kelingking dengan mengetik huruf : a a a a a a a a a  dst(tidak dengan menekan terus tapi menekan dengan masing masing 1 hentakan ) maka lama-lama jari akan terbiasa. 

Posisi mengetik adalah 50 cm dari layar monitor, dengan letak naskah lebih bagus disebelah kanan atau kiri dengan posisi berdiri (buat papan untuk naskah dengan jepitan) sehingga daerah mata dan pangkal leher tidak cepat pegal. 

Posisi pangkal jari tangan tidak boleh menempel meja atau keyboard karena akan mempengaruh otot-otot di pundak, harus rileks dengan posisi menggantung.

Karakteristik jari

Masing-masing jari kita memiliki karakteristik-karakteristik tersendiri. Ibu jari merupakan jari yang paling kuat, namun tidak mempunyai jangkauan yang panjang dan hanya mempunyai ruang bebas kebagian samping telapak tangan.

Diantara keempat jari yang lain, jari telunjuk merupakan jari yang paling mudah kita gerakkan dan mempunyai kekuatan paling besar untuk menekan, sehingga tidak heran jika dalam sistem mengetik 10 jari, jari telunjuk mempunyai tugas untuk menekan tombol yang paling banyak.

Dibanding jari telunjuk, jari tengah memang lebih sulit untuk digerakkan,namun jari tengah masih dapat dilatih dengan cepat.

Jari manis adalah jari yang sukar digerakkan, lebih sulit dari jari telunjuk dan jari tengah, sehingga sering kali, membutuhkan waktu yang lama untuk merespon perintah untuk menekan tombol tertentu .

Jari kelingking merupakan jari yang paling lemah dalam menekan tombol keyboard. Kita dapat melatih kekuatan jari kelingking dengan cara sering menekan-menekan jari tersebut.

 

Langkah-langkah latihan mengetik

 

 

Untuk menjadi seorang yang mahir mengetik cepat dengan mengetik sistem 10 jari dibutuhkan latihan. Ada beberapa tahap latihan mengetik sistem 10 jari:

 

1.      Menempatkan posisi jari di tombol keybord

 

Menempatkan posisi jari ditombol keyboard dengan benar merupakan langkah awal yang harus dilakukan dengan benar. Anda harus menempatkan jari yang benar di tombol yang benar sesuai dengan ketentuan letak jari seperti yang sudah dibahas sebelumnya.

Seluruh jari harus menempel di tombol keyboard dengan tekanan yang sama di setiap tombol keyboard. Telapak tangan tidak boleh menempel di keyboard ataupun diatas meja. Bila telapak tangan menempel di meja  atau di keyboard, maka kita akan kesulitan untuk memindahkan jari dari satu tombol ke tombol yang lain.

 

2.      Melatih sebuah jari menekan tombol tertentu

 

Langkah kedua adalah melatih sebuah jari untuk menekan tombol tertentu. Misalnya melatih jari tertentu untuk menekan tombol huruf J. Untuk melatih jari telunjuk menekan tombol J, tekanlah tombol J kemudian tekan spasi dengan ibu jari, kemudia tekan lagi tombol J, spasi, demikian seterusnya sampai kita telah mengetik huruf J satu halaman penuh. Latihan tersebut juga akan melatih kita untuk menghafal letak huruf –huruf di keyboard.

 

3.      Melatih kombinasi jari 

 

Setelah berlatih menggunakan jari tertentu untuk menekan tombol-tombol tertentu, maka selanjutnya adalah melatih jari untuk menekan kombinasi tombol, misalnya melatih menekan kombinasi huruf JKFD.

 

4.      Melatih membuat kata

 

Tahap selanjutnya adalah melatih tangan untuk mengetik sebuah kata secara berulang-ulang, misalnya mengetik kata “rajin” secara berulang-ulang.

 

5.      Mengetik kalimat

 

Setelah kita mahir mengetik kata, maka kita dapat melanjutkan untuk mengetik kalimat. Ketiklah kalimat-kalimat tertentu, misalnya, “kami sudah berbuat sebelum yang lain memikirkannya”.

Pada saat mengetik kalimat, kita harus tetap disiplin untuk tidak menggunakan jari yang gampang digunakan untuk menekan tombol-tombol keyboard yang bukan tugasnya. Kita harus tetap menggunakan jari yang benar untuk menekan tombol yang benar sesuai dengan ketentuan yang sudah dibahas sebelumnya.

 

6.      Melatih kecepatan mengetik

 

Selanjutnya adalah melatih kecepatan mengetik. Kecepatan kita mengetik sangat tergantung pada kemampuan kita menerapkan dasar mengetik pada langkah-langkah sebelumnya. Bila kita sudah melatih langkah-langkah diatas dengan benar, maka dengan sedikit latihan kita akan dapat mengetik dengan cepat.

Pengertian Otomatisasi Perkantoran

Definisi

Otomatisasai perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.
Beberapa system otomatisasi perkantoran secara formal dan didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. System formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen. Namun sebagian besar system otomatisasi perkantoran tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluaannya sendiri. Dan otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik secara lisan maupun secra tertulis.
Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :

1. Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.
2. Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff  khusus). Manajer dan profesional secra bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

Otomatisasi perkantoran mencakup semua system elektronik formal dan informal yang terutama berkaiatan dengan komunikasi informal dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan.Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang dokumentasiakan dengan suatu prosedur tertulis. semua perusahaan menerapakan system formal untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan ke manajer berupa laporan-laporan periodik maupun laporan khusus.Sistem Elektronik informal berarti system perkantoran yang tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya melakukan konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan lainnya.
System informal dalam otomatisasi perkantoran menjadikan ciri tersendiri dalam penggunaan komputer dalam perusahaan, Karena otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan jenis komunikasi. Otomatisasi perkantoran tidak hanya melayani orang-orang didalam perusahaan, akan tetapi juga dengan orang lain di lingkungan perusahaan.
Dalam gambar model  Otomatisasi   perkantoran    di atas  tidak  terjadi aliran data  tetapi hanya ada aliran komunikasi  dan  informasi.  Pengertian  data  sendiri  adalah  penggambaran dari segala sesuatu dari sebuah kenyataan maupun kejadian. Melalui proses pengolahan data, sebuah data menjadi lebih bermanfaat bagi penggunanya dan disebut sebagai informasi. Pengertian komunikasi adalah adanya saling tukar menukar  informasi antara dua obyek atau lebih.

Konsep-konsep otomatisasi

• Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
• Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
• Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
• Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
• Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

Manfaat Otomatisasi Kantor

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.