Asas-Asas Pengorganisasian Pekerjaan Kantor

Dalam pelaksanaan pekerjaan kantor dikenal 3 asas pengorganisasian pekerjaan kantor, ketiga asas itu adalah :

 

   Asas sentralisasi (pemusatan)

Dengan asas ini semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif (tugas utama).  Dalam  hal ini satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas utama dibebaskan dari beban pekerjaan kantor seperti mengetik, mengelola surat,
mengarsip dan lain-lain. Pekerjaan-pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh sebuah unit organisasi yang disebut kantor, tata usaha, sekretatiat dan sebutan-sebutan lainnya.  Jika organisasi tersebut sangat  besar sehingga banyak unit yang harus dilyani maka satuan pelayanan yang dibentuk bisa lebih dari 1 buah. Beberapa unit pelayanan yang dapat dibntuk antara lain : bagian surat menyurat, bagian penerimaan tamu, bagian penggandaan dokumen, bagian kearsipan, bagian perlengkapan kantor, bagian pelatihan dan pengembangan tenaga kerja,  dll.

Keuntungan asas sentralisasi :

a)   Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidangnya.

b)   Mesin-meisin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya.

c)    Keseragaman dapat dicapai

d)   Latihan-latihan pegawai kantor dapat ditingkatkan

e)   Biaya pekerjaan dantor dapat dihemat

f)     Adanya fleksibilitas dalam organisasi.

g)   Dapat dicegah duplikasi fungsi atau arsip

h)   Dapat dipekerjakan kaum spesialis yang cakap

i)      Mudah melakukan pengawasan

j)      Mudah meratakan beban kerja pekerjaan kantor

 

Kerugian asas sentralisasi :

  a)    Kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit dalam organisasi belum tentu dapat disediakan oleh unit tata usaha.

  b)   Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit.

  c)   Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi.

  d)   Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat.

  e)   Lambat dalam pelaksanaan tugas.

Asas desentralisasi (pemencaran).

 

Dengan asas ini  masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas induknya/utamanya juga melaksanakan pekerjaan ketatausahaanyang terdapat dalam satuan organisasinya sendiri. Jadi pekerjaan kantor terdapat pada seluruh bagian organisasi. Pada asas ini kepla bagian bertanggungjawab atas pekerjaan kantor yang dilaksanakan di unit kerjanya sendiri. Misalkan kepala bagian pemasaran hanya bertanggungjawab atas pekerjaan kantor yang terdapat pada bagian pemasaran saja.

Contoh penerapan asas ini misalnya unit pemasaran melaksanakan tugas utamanya untuk memasarkan produk perusahaan, namun diunit ini juga melaksanakan fungsi pekerjaan perkantoran misalnya membuat surat penawaran, mengrsip faktur penjualan, menggandakan brosur dan lain-lain.

Keuntungan asas desentralisasi :

   a) Pekerjaan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masing.

   b) Pekerjaan dapar dilakukan menurut urutan keoentingan yang bersangkutan.

   c) Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing unit dengan syarat-syarat tertentu.

   d) Cepat dalam memproses pekerjaan kantor.

kerugian asas desentralisasi

a)        pekerjaan akan terlalu bebas.

b)        Kurang terdapat harmonisasi dalam dalam organisasi.

c)         Kemungkinan terjadi pemalsuan arsip.

d)        Adanya pemborosan biaya

e)        Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja

f)          Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor.

3Asas campuran

Asas sentralisasi dan asas desentralisasi masing-masing memiliki kelebihan dan kekeurangn masing-masing. Sebuah Oragnisasi dalam melaksanakan pekerjaan kantor tidak mungkin dapat menerapkan salah satu asas tersebut secara kaku. Kedua asas merupakan bahan pertimbangan dalam melaksanakan pekerjaan kantor sehingga pengorganisasian pekerjaan dapat dilakkan secara tepat. Kadang kala sebuah pekerjaan memerlukan asas sentralisasi untuk pekerjaan tertentu namun kadang kala memerlukan asas desentralisasi untuk pekerjaan yang lain. Pengkobinasian kedua asas ini sangat membantu dalam mencapai hasil kerja yang maksimal.

 

Pada organisasi yang sudah besar dapat dibentuk unit organisasi ppusat untuk melayani semua unit organisasi dan pada tiap-tiap unit organisasi juga dibentuk unit pelayanan untuk melayani pekerjaan yang tidak tepat dilaksanakan oleh kantor pusat. Inilah yang disebut dengan asas campuran. Pada saat ini kebanyakan organisasi memilih menggunakan kedua asa ini sesuai dengan keperluannya. Sebagai contoh sebuah universitas memiliki kantor pelayanan ketatausahaan di tingkat pusat  untuk melayani semua fakultas, namun pada tiap-tiap fakultas juga terdapat kantor pelayanan tatausaha untuk melaksanakan fungsi pelayanan pada falultas tersebut.

Ada 2 tugas pokok  dari satuan tata usaha yang dibentuk dipusat organisasi yaitu :

1.    Melaksanakan aktivitas tertentu yang sebaiknya dilakukan di pusat dan memberikan pertimbangan-pertimbangan kepada segenap segenap satuan operatif dalam hal pembuatan fprmulir-formulir, pelaporan-pelaporan dan pekerjaan-pekerjaan kantor pada umumnya

Tugas ini dilakukan agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat ditempuh keseragaman baik dalam cara maupun hasilnya, dengan demikian akan diperoleh penghematan biaya dalam pengerjaan pekerjaan.

2.    Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan ketatausahaan yang tersebar di segenap satuan organisasi.

Tenaga-tenaga ahli administrasi perkantoran dari satuan pusat dapat mencurahkan perhatian untuk merencanakan, memutuskan, mengkoordinasikan, dan menyempurnakan segi-segi ketata usahaan yang tersebar di segeanap satuan dalam organisasi.