JENIS PEKERJAAN YANG DIKERJAKAN BERHUBUNGAN DENGAN DOKUMEN

MACAM-MACAM PEKERJAAN KANTOR

Ada dua pekerjaan kantor,yaitu :

1. Pekerjaan kantor yang bersifat ketatausahaan adalah pekerjaan kantor yang berhubungan langsung dengan tulis-menulis ,seperti :

·                     Pengurusan atau penanganan surat masuk dan surat keluar

·                     Penyimpanan surat (kearsipan)

·                     Pengetikan

·                     Pengurusan kepegawaian

·                     Penguruan keuangan

·                     Pengurusan perlengkapan

·                     Penggandaan

·                     Pembuatan laporan

Jenis-jenis Pekerjaan Kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:

A.Mengumpulkan / meghimpun ,

yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana diperlukan.

B.Mencatat,

yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai.

C.Mengolah,

yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam   bentuk yang lebih berguna.

D.Menggandakan,

yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.

E.Menyimpan,

yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis danaman.

F.Pengelompokan Pekerjaan Kantor  di atas,

merupakan tugas-tugas rutin dan bekesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa pekerjaan tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal,grafik, dan chard.

 

Pekerjaan Tulis-menulis.

 

Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja,prosedur kerja dan sistem kerja), dinyatakn secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bilamana diperlukan. Salah satu produk kantor tersebut adalah warkat yang setiap catatan tertulis maupun bergambar, sebagai bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual (hangat) dan reliable (nyata).Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta,besar maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun mengirirm surat yang jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit ruang lingkup usahanya. Namun semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar, agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan kepercayaan dari pihak luar / masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai hasilnya dapat menambah relasi / hubungan lebih luas.Dari uaraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis-menulis adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor

Di masyarakat luas pekerjaan kantor biasanya juga disebut sebagai tatausaha. Tata usaha dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Jadi, tatausaha menurut intinya adalah tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan:

1. Menghimpun : Merupakan kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersediannya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila mana diperlukan.

 
2. Mencatat : Merupakan kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berupa tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

 
3. Mengolah : Merupakan macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

 
4. Menggandakan : Merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

 
5. Mengirim : Merupakan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lainnya

 
6. Menyimpan : Merupakan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

 
Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, pekerjaan perkantoran dapat diperinci dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

 
1. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal.
2. Membuat rekening
3. Surat-menyurat, mendikte, mengetik
4. Menyimpan warkat
5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum terselesaikan.
6. Mengurus, membagi, dan mengirimkan surat pos
7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat
8. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh
9. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapus pekerjaan yang tidak perlu.
10. Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan.
(Gie, The Liang, 2007: Hal 14-16)
( Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern Edisi Keempat – Dengan Tamabahan. Yogyakarta: Liberty)

 

Macam-macam Pekerjaan Kantor

Pada dasarnya macam-macam ada dua macam pekerjaan kantor, yaitu :
Pekerjaan kantor yang bersifat ketatausahaan, yaitu pekerjaan kantor yang banyak berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis-menulis. Misalnya :
1) Pengurusan atau penanganan surat masuk dan surat keluar
2) Penyimpanan surat (kearsipan)
3) Pengetikan
4) Pengurusan kepegawaian
5) Penguruan keuangan
6) Pengurusan perlengkapan
7) Penggandaan

Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

 

Jenis-jenis pekerjaan kantor, antara lain :

1.      Menghimpun

Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan saat diperlukan.

Contoh : mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping dll.

2.      Mencatat

Merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan.

Contoh : membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.

3.      Mengolah

Merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna.

Contoh : membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan keuangan.

4.      Menggandakan

Merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

Contoh : memfotokopi surat, mencetak informasi, dll

5.      Mengirim

Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kapada pihak lain.

Contoh : mengirim e-mail, faksimili, surat

6.      Menyimpan

Yaitu kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Contoh : menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku di perpustakaan

7.      Melakuan Komunikasi

Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan.

Contoh : corespondence, telepon, teleconference, chatting

8.      Menghitung

Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka.

Contoh : menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan